核心逻辑：利用 WPS 表格整理数据源 + WPS 文字（Word）的“邮件合并”功能。

• 第一步： 在 WPS 表格中准备好姓名、职务、电话等信息，电话号码务必设为文本格式。

• 第二步： 在 WPS 文字中新建 A4 文档，插入 2列 5行 的表格，单格尺寸严格设置为宽 90mm、高 54mm。

• 第三步： 启用“引用”->“邮件”功能，导入表格数据，插入合并域。

• 避坑提示： 办公室普通打印机纸张克数上限通常为 250g/m²，太厚的铜版纸绝对会卡纸；双面打印务必选择“长边翻转”。

上个月我们在新加坡参加一场大型Web3行业峰会，临行前一晚HR突然脸色苍白地跑来找我：“完蛋了，明天50个参会销售的名片，供应商那边机器故障没印出来！”

当时已经是晚上8点，去找加急快印店不仅要被宰一笔天价加急费，而且根本来不及。于是，我带着两个助理，靠着公司里的一台惠普激光打印机、几包从文具店抢购来的250克A4空白名片纸，硬生生用 WPS 在两个小时内跑出了 500 张排版完美、切边整齐的商务名片。

很多行政和运营小伙伴一听到“批量做名片”，第一反应是打开 PS 或者 AI 软件一张张改字，然后排版排到吐血。其实大可不必，利用大家电脑里都有的 WPS，只需要掌握几个内行才知道的尺寸参数和“邮件合并”技巧，这活儿10分钟就能搞定。今天我就把这套救命的实操流程完整拆解一遍。

阶段一：数据源准备（决定生死的第一步）

版本说明：本文基于Wps最新版本编写。

做批量排版，数据源就是地基。如果地基没打好，后面排出来的格式全乱套。

1. 规范 WPS 表格字段

打开你的 WPS 表格，第一行必须是干净的表头（姓名、英文名、部门、职务、手机号、邮箱）。不要有任何合并单元格！不要有任何特殊符号！

血泪教训： 很多时候HR给你的数据可能分布在好几个不同的部门表格里，这时候千万别傻乎乎地复制粘贴。如何高效合并几个不同部门的数据源？你可以参考这篇关于 WPS 表格怎么合并两个文件数据的深度教程，确保先把几百人的信息汇总成一个干净的母表。

2. 踩坑点：手机号码变乱码

如果你直接输入 138 开头的 11 位手机号，表格很容易把它默认成科学计数法（显示为 1.38E+10）。导入名片后打印出来就是一场灾难。

• 解决手法： 选中手机号整列 -> 右键“设置单元格格式” -> 选择“文本”。或者在输入数字前，先输入一个英文状态下的单引号 '。

阶段二：WPS 文字中的高阶“拼版”设置

这里是全篇最核心的技术环节。标准的中式商务名片尺寸是 90mm x 54mm。如果你直接设置页面大小为这个尺寸，那就只能一张纸印一张名片，废纸且低效。

我们要做的是“A4纸 10 拼版”，即一张 A4 纸（210mm x 297mm）上正好排下 10 张名片（2列 x 5行）。

1. 极限边距参数大公开

新建一个 WPS 文字文档，第一步不是画图，而是调页边距。进入“页面布局” -> “页边距” -> “自定义页边距”：

• 上下边距： 设置为 13.5mm

• 左右边距： 设置为 15mm

这个参数是我废了十几张纸测出来的完美居中数据，保证你后期用美工刀或者裁纸机切边的时候，左右是对称的。

2. 插入并锁定表格

1. 点击“插入” -> “表格”，选择 2 列 5 行。

2. 全选表格，右键选择“表格属性”。

3. 在“行”选项卡中，勾选“指定高度”，输入 54mm，行高值设置为“固定值”。

4. 在“列”选项卡中，勾选“指定宽度”，输入 90mm。

5. 在“表格”选项卡中，点击“选项”，将所有单元格边距（上下左右）全部设置为 0mm。

现在，你的 A4 纸上应该出现了一个严丝合缝的 10 格骨架。这就是我们的名片模具。

阶段三：邮件合并与版式设计（让数据飞起来）

模具做好了，然后要把前面准备好的表格数据“灌”进去。

1. 设计第一张名片（母版）

只在左上角的第一个单元格里进行设计。

你可以插入公司的 Logo 图片，设置好字体的颜色和大小。比如：姓名用黑体 14磅 加粗，职务用微软雅黑 9磅，联系方式用 Arial 8磅。

2. 挂载数据源

1. 点击顶部菜单栏的“引用” -> “邮件”。

2. 点击“打开数据源”，找到你刚才做好的 WPS 表格文件。

3. 把光标放在你想显示姓名的地方，点击“插入合并域”，选择“姓名”。这时候页面上会出现 «姓名» 的字样。

4. 依次将职务、电话、邮箱的占位符都插好。

3. 一键克隆到所有单元格

这是很多人会卡住的一步。只做了第一个单元格，怎么让后面9个自动填充，并且是读取下一位员工的数据呢？

1. 把第一个单元格里的所有内容（包括图片和 «» 标签）复制，粘贴到后面 9 个单元格里。

2. 核心秘籍： 把光标放在第二个单元格的最前面，点击“邮件”菜单栏下的“插入下一记录”（或者插入 Word 域中的 Next Record）。

3. 将这个“下一记录”标签复制到第 3 到第 10 个单元格的最前面。

点击“查看合并数据”，奇迹发生了——10个格子里瞬间填满了 10 位不同员工的真实名片信息！

阶段四：物理打印的“生死劫”

你以为排版完就大功告成了？去打印机前操作才是最容易报废耗材的环节。对于更多日常办公和排版技巧，平时可以多逛逛 WPS中文官网 充充电，但这里我要重点讲讲打印机的坑。

1. 纸张克数与进纸盘选择

名片必须用厚纸。普通 A4 打印纸是 70g 或 80g，软趴趴的根本拿不出手。你需要购买 200g – 250g 的铜版纸或白卡纸。

• 警告： 超过 250g 的纸，千万不要放在打印机下方的标准大纸盒里！纸张在机器内部大角度翻转时100%会卡死。

• 正解： 必须拉开打印机侧面或前面的“多功能进纸托盘（手动进纸盘）”。这里的进纸通道是直的，厚纸也能平稳穿过。

2. 双面打印的偏位魔咒

如果你的名片背面有统一的英文版或者全屏的公司 Logo，就需要双面打印。

普通的办公打印机双面打厚纸极其容易发生 1-2mm 的偏移。如果你正面和背面都加了很细的边框线，切出来就会出现“大小边”。

• 设计端化解： 名片背景尽量设计成纯色或出血延伸设计，绝对不要加贴边的外框线。

• 打印设置： 在打印属性里，双面打印必须选择“长边翻转”。先用普通 A4 纸打一张黑白的看看正反面文字是否头对头，确认无误再上名片纸。

商务名片批量制作 SOP 检查清单 (Checklist)

打印前最后过一遍这个清单，能帮你省下至少一包厚卡纸的钱：

FAQ：你可能会遇到的疑难杂症

Q1：如何用 WPS 给每个人的名片批量生成不同的二维码？

A1：原生 WPS 文字的邮件合并默认不支持直接把文本转化为二维码图片。你需要借助 WPS 的第三方插件（如“批量生成二维码”工具），或者在 Excel 中利用宏（VBA）/在线 API 将员工个人主页链接先批量生成图片并保存在本地文件夹，再通过 IncludePicture 域代码进行图片路径的合并。操作较深，如果是急单，建议统一印公司官网的静态二维码。

Q2：打出来的名片用剪刀剪总是歪歪扭扭怎么办？

A2：千万别用剪刀！手工批量切名片，最便宜好用的工具是带刻度线的“裁纸刀（铡刀）”外加一把金属钢尺。在设计模版时，其实可以把表格的边框线设置为最细的“浅灰色虚线”，打印出来后这就是你完美的裁切参考线。

Q3：为什么我点击合并后，日期格式变成了美国标准的 MM/DD/YYYY？

A3：这是邮件合并读取底层数据时的常见 Bug。回到你的 WPS 表格源文件，不要只改单元格显示格式。你需要用 TEXT 函数把日期彻底转换成文本形式，例如在新列输入 =TEXT(A2,"yyyy年mm月dd日")，然后邮件合并引用这个新列的数据即可。

权威参考与延展阅读

1. ISO 216 纸张标准：国际标准化组织关于 A 系列纸张尺寸的规范（定义了 A4 纸张绝对尺寸与容差范围，是精准排版的物理基础）。

2. WPS 官方帮助中心：文字版块 -> 邮件合并高级教程与域代码（Field Codes）使用规范。

在这个效率为王的时代，能用工具自动化解决的问题，绝不浪费人力去填坑。掌握了 WPS 这套批量处理逻辑，不仅是做名片，以后公司发邀请函、制作员工工牌、甚至批量打物流标签，你都能轻松拿捏。赶紧新建一个文档实操起来吧！