WPS 表格有哪些实用技巧？全面提升效率的必学功能指南

为什么 WPS 表格技巧很重要？

WPS 表格（WPS Spreadsheet）不仅是 Excel 的兼容替代品，也是许多企业日常办公最常用的工具。掌握一些高效技巧能帮助你：

• 大幅提升数据处理速度
• 减少重复劳动
• 避免公式错误
• 提高文件专业度
• 满足财务、人事、行政等办公场景需求

而且 WPS 表格与 Excel 高度兼容，学会这些技巧，也等同于掌握 Excel 的核心能力。

如果你想进一步了解 WPS 的企业背景，也可以参考这篇介绍 《WPS 是哪个公司的？背后的企业与技术实力解析》

下面我们正式进入技巧讲解。

WPS 表格最实用的 15 个技巧（职场必备）

以下技巧按照日常使用频率整理，实用性极高。

技巧 1：快速填充（智能识别规律）

输入两个有规律的单元格内容：

例如：

• 2024-01
• 2024-02

选中两格 → 拖动右下角填充柄
WPS 会自动识别日期、数字、编号等规则。

适用场景：
✔ 编号自动生成
✔ 员工号
✔ 日期序列
✔ 账单号拓展

技巧 2：智能闪填（类似 Excel Flash Fill）

如果你在第二列手动输入了数据格式，WPS 能自动推断后续值。

示例：
A 列：王小明
B 列：王

选中 B2 → 数据 → 闪填，系统自动提取姓氏。

适用：
✔ 提取姓名
✔ 拆分手机号
✔ 格式规范化
✔ 文本转换

技巧 3：设置透明图片用于表格设计

WPS 表格实际可插入透明图作为背景，适合做：
✔ 课程表
✔ 名片样式
✔ 宣传页

详细透明色设置可参考这篇教程：
👉 《WPS 如何把图片设为透明色？图文教程（2025 最新）》

技巧 4：冻结首行或首列（大表格必备）

视图 → 冻结窗格

常用方式：
✔ 冻结首行
✔ 冻结首列
✔ 冻结首行 + 首列

适合：

• 财务数据
• 上万行明细
• 工资表
  

技巧 5：一键删除空行

选中区域 → 开始 → 删除 → 删除空行

适合：
✔ 汇总多个文件时产生空行
✔ 清理数据源

技巧 6：筛选 + 条件格式颜色联动

例如：筛选所有“待处理”内容：

1. 选中数据 → 数据 → 筛选
2. 条件格式 → 高亮“待处理”
3. 筛选后仍可看到颜色保留

适合：
✔ 待办事项
✔ 成绩分析
✔ 库存预警

技巧 7：文本转列（拆分手机号、邮箱）

数据 → 文本分列

常用分隔符：

• 空格
• 逗号
• @
• “-”

示例：将“123-456-789”分为三列。

技巧 8：使用公式自动求和、计数

最常使用的三个函数：

适合：
✔ 财务合计
✔ 考勤统计
✔ 商品数量计算

技巧 9：IF 判断（自动分类必备）

示例：判断分数是否合格：
=IF(A2>=60,"合格","不合格")

用于：
✔ 成绩判断
✔ 库存状态
✔ 客户等级分类

技巧 10：VLOOKUP / XLOOKUP 匹配数据

WPS 兼容 Excel 的查找函数。

示例：通过员工号查姓名：
=VLOOKUP(A2,员工表!A:B,2,FALSE)

如果你使用的是最新版 WPS，还能用 XLOOKUP：
=XLOOKUP(A2,员工表!A:A,员工表!B:B)

适用场景：
✔ 多表匹配
✔ 工资合并
✔ 客户表查数据

技巧 11：批量设置相同样式（表格美化）

选中表格 → 右键 → 设置单元格格式 → 统一字体、边框、颜色。

常用技巧：
✔ 表头加粗
✔ 行高统一
✔ 自动调整列宽（双击边框）

技巧 12：自动生成图表

选中数据 → 插入 → 图表

常用图表：

• 柱状图（比较类）
• 折线图（趋势类）
• 饼图（占比类）

适用于：
✔ 数据可视化
✔ 月报
✔ 财报

技巧 13：表格转 PDF（保持格式不变）

文件 → 导出为 PDF
选择高质量输出，适合打印与分享。

技巧 14：保护表格防止误操作

审阅 → 保护工作表

你可以选择：
✔ 允许选择单元格
✔ 禁止编辑公式
✔ 锁定部分区域

适合财务、人事敏感数据。

技巧 15：使用数据透视表（进阶数据分析）

插入 → 数据透视表

可快速完成：
✔ 分类统计
✔ 求和
✔ 平均值
✔ 排序
✔ 分组

适合处理上万行数据，大幅提升效率。

WPS 表格常见问题与解决方法

以下是使用者最常遇到的情况。

问题 1：表格公式总是报错？

可能原因：

• 单元格为文本格式
• 少打逗号
• 使用英文逗号/中文逗号混乱

解决方法：
开始 → 数字格式 → 常规
重新输入公式。

问题 2：复制公式后引用错位？

原因：未锁定行列。

正确写法：

• 锁列：$A1
• 锁行：A$1
• 全锁：$A$1

问题 3：排序后数据错乱？

必须同时选中所有相关列再排序，否则会导致错位。

更多学习资源

以下两个是官方权威教程，适合进一步提升 WPS/Excel 技能。

WPS Office 官方帮助中心（功能说明最详细）

可查看表格函数、透视表、图表等全部指南：

微软 Excel 官方函数教程（WPS 兼容）

掌握这些技巧，你的 WPS 表格效率至少提升 3 倍

本文整理的 15 个技巧覆盖：

• 数据整理
• 格式美化
• 自动计算
• 匹配查找
• 安全保护
• 图表可视化

无论你是 职场新人、财务人员、数据分析 还是日常办公用户，掌握这些技能能大幅提升你的工作效率。